Unidad de Atención al Estudiante (UAE)

La (UAE) es la encargada de recibir las solicitudes Académicas que presentan los estudiantes, además de direccionarlas a la dependencia responsable de dar respuesta.

Los mecanismos de atención con que cuenta la UAE son:

Atención Presencial: a través de la ventanilla de la Unidad ubicada en el primer piso de la sede principal, en el horario de lunes a viernes: 08:00 AM a 08:00 PM  y sábados:
08:00 a.m. a 02:00 p.m.

Atención Telefónica: 3309999 Ext. 888 – 777

Correo Electrónico: unidadatencionestudiante@sanmateo.edu.co

Inscripción de Materias

Para estudiantes nuevos y antiguos Matrículados, San Mateo, realiza la inscripción de materias a través de un proceso automático.

En la página web, se publican las fechas en las cuales los estudiantes podrán consultar las materias inscritas y sus horarios. Igualmente, se publican las fechas y horarios de atención para que los estudiantes, se acerquen en caso de necesitar adicionar o cancelar materias a las Decanaturas o Direcciones de programa correspondiente.

Homologantes nuevos Matrículados, Secretaría Académica, realiza la inscripción de materias y la elaboración del horario. Esta Información se envía vía correo electrónico al estudiante.

Homologantes antiguos Matrículados, los estudiantes deben acercarse a las oficinas de la Decanatura o Dirección de programa correspondiente para realizar la inscripción de materias y de horarios. Las fechas y horarios de atención serán publicados previamente en la página web.

Solicitud y Entrega de Certificados de Notas, de Estudios y de Contenidos Programáticos

  1. 1. Realizar el pago correspondiente en caja de Gerencia Administrativa.
  2. 2. Radicar el recibo de pago en la Unidad de Atención al Estudiante.
  3. 3. En la UAE le darán un número de radicado y se registrará la solicitud en el Sistema de Seguimiento al Estudiante.
  4. 4. Dentro de los plazos establecidos se informará al correo electrónico institucional del estudiante, que la certificación o contenidos programáticos ya fueron expedidos.
  5. 5. El estudiante debe acercarse a la UAE a reclamar los certificados o contenidos programáticos.
  6. 6. El estudiante cuenta con 30 días para reclamar la información solicitada, después de este tiempo, esta será destruida por seguridad y el estudiante deberá realizar nuevamente el proceso.
  7. 7. Para los estudiantes de la sede 20 de julio, cancelarán el valor correspondiente en caja de esa sede y se les enviará la certificación vía correo electrónico. Igualmente podrán reclamarla en la UAE.

Cursos de Nivelación o Vacacionales

  1. 1. Las fechas para la inscripción a cursos de nivelación o vacacionales se publicarán en la página web.
  2. 2. Para la inscripción, se debe pagar en caja de Gerencia Administrativa, el 50% del valor del curso.
  3. 3. Realizar la inscripción al curso en la UAE, presentado el recibo de pago correspondiente.
  4. 4. De acuerdo con el número de estudiantes inscritos, se definirá si se realiza la apertura del curso. En ese caso, se publicará en la página web las fechas y horarios de realización del curso.
  5. 5. Antes del inicio del curso, se debe haber cancelado la totalidad de su costo.
  6. 6. No se puede faltar a ninguna sesión, de lo contrario el curso se dará como perdido.
  7. 7. Si la decisión es la de no realizar el curso, el estudiante deberá solicitar en Gerencia Administrativa, la devolución del valor cancelado para la inscripción.

Seminarios de Grado

  1. 1. Los Decanos y Directores presentan a los estudiantes de último semestre de cada ciclo las propuestas para definir el seminario de grado, teniendo en cuenta los temas de actualidad o aquellos en que se desea hacer énfasis. En esa reunión se define cuál seminario se dictará.
  2. 2. Para la realización del seminario, el estudiante no puede deber más de tres créditos académicos y debe haber cursado la práctica empresarial.
  3. 3. El Departamento de Proyección social y la Gerencia Administrativa, realizan una reunión con los estudiantes que tomaron como opción de grado la realización del seminario, en donde se da la información general (costos, mecanismos de financiación, fechas de inscripción y realización).
  4. 4. En las fechas establecidas se debe realizar el pago correspondiente en la Gerencia Administrativa y posteriormente se debe realizar la inscripción en la UAE.
  5. 5. Podrán cursar el seminario los estudiantes que cumplan con los requisitos establecidos.

Grados

·El estudiante de acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma de grados debe realizar el pago de los derechos de grado en la gerencia administrativa, con lo cual su solicitud quedara registrada en el sistema de petición y gestión de grados, en el cual podrá consultar el estado de cumplimiento de los requisitos.

·La solicitud debe realizarse en un periodo no mayor a un año de haber finalizado su último periodo académico.

·El Sistema de Petición y Gestión de Grados genera un número de radicado y mensaje automático al correo institucional del estudiante. Por medio del mismo sistema, el estudiante podrá realizar seguimiento al estado de su petición.

Para realizar la solicitud de grado el estudiante debe cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo con el ciclo cursado:

Ciclo Técnico
Haber cursado y aprobado todas las asignaturas correspondientes a su plan de estudios
Haber cumplido la práctica y labor social correspondiente
Haber realizado y aprobado cualquiera de las modalidades del banco de finalizacion.
Haber presentado la prueba SABER - PRO
Encontrarse a paz y salvo en la entrega de documentación en el area de Registro y Control.
Estar a paz y salvo en Gerencia Administrativa por los siguientes conceptos:

·Matrículas
·Seminarios de grado, si aplica.
·Derechos de grado


Ciclo Tecnológico
Haber cursado y aprobado todas las asignaturas correspondientes a su plan de estudios
Haber cumplido la práctica y labor social correspondiente
Haber realizado y aprobado cualquiera de las modalidades del banco de finalizacion.
Haber presentado la prueba SABER - PRO
Encontrarse a paz y salvo en la entrega de documentación en el area de Registro y Control.
Estar a paz y salvo en Gerencia Administrativa por los siguientes conceptos:

·Matrículas
·Seminarios de grado, si aplica.
·Derechos de grado


Ciclo Profesional
Haber cursado y aprobado todas las asignaturas correspondientes a su plan de estudios
Haber cumplido la práctica y labor social correspondiente
Haber realizado y aprobado cualquiera de las modalidades del banco de finalizacion.
Haber presentado la prueba SABER - PRO
Encontrarse a paz y salvo en la entrega de documentación en el area de Registro y Control.
Estar a paz y salvo en Gerencia Administrativa por los siguientes conceptos:

·Matrículas
·Seminarios de grado, si aplica.
·Derechos de grado

·Si el estudiante realizó petición de grado por ceremonia y fue aceptada, deberá acercarse a Bienestar Universitario dentro del plazo establecido para que le sea entregada la información correspondiente (entrega de invitaciones, protocolo de ceremonia).

·Si el estudiante realizó petición de grado por ventanilla y fue aceptada, deberá acercarse a la Secretaria del Consejo Superior en el horario establecido para reclamar el diploma y acta correspondiente.

Registro de Fallas y Presentación de Excusas por Inasistencia

1. Los docentes toman la asistencia en todas las clases y registran automáticamente las fallas en el sistema.

2. El estudiante cuenta con un plazo máximo de tres (3) días hábiles para legalizar la excusa después de su reintegro. La fecha de reintegro la determina la fecha de finalización de la incapacidad o excusa.

3. La excusa debe radicarse en la UAE, dentro del plazo establecido, aquí le darán un número de radicado y se registrará la solicitud en el Sistema de Seguimiento al Estudiante.

4. El estudiante debe presentar el soporte que justifique la solicitud realizada:

  • ·Incapacidad Médica de la EPS a la cual se encuentra afiliado
  • ·Certificación laboral
  • ·Certificado de defunción de familiar hasta primer y segundo grado de consanguinidad
  • ·Historiales o incapacidades médicas de familiares como hijos, cónyuges y padres
  • ·Certificados de presentación de aclaración militar
  • ·Otros, los cuales serán validados por la Secretaria Académica
5. Dentro de los plazos establecidos se realizará la verificación de la validez de la excusa presentada y se informará al correo electrónico institucional del estudiante, si esta fue aceptada o no.

6. Si la excusa es aceptada, el sistema automáticamente retira la falla, e informa al docente.

7. En caso de que el estudiante tenga pendiente la presentación de una actividad Académica deberá concertar con el docente su presentación dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a la notificación de la aceptación de la excusa.

8. Si se trata de exámenes parciales o finales, deberá cancelar el valor del supletorio, excepto cuando la falla se haya presentado por incapacidad médica.

9. Los estudiantes del 20 de Julio, deberán radicar las excusas por inasistencia en la oficina de atención al estudiante de esta sede.

Para tener en cuenta: El estudiante que haya faltado al veinte por ciento (20%) o más de las clases aplicadas o teórico-aplicadas programadas, perderá la asignatura reportada, en la sabana de notas se expresará la pérdida por fallas (P.F).

Habilitación

Examen de habilitación es el que presentan los estudiantes que hayan perdido materias teóricas durante el periodo académico, con una calificación igual o mayor a dos cero (2,0). Para presentarla se debe:

  1. 1. Realizar la solicitud de presentación de habilitación en la UAE.
  2. 2. En la UAE le darán un número de radicado y se registrará la solicitud en el Sistema de Seguimiento al Estudiante.
  3. 3. Se informará vía correo electrónico, si la solicitud de presentación de habilitación es procedente, de acuerdo con los requisitos establecidos.
  4. 4. En caso afirmativo, el estudiante deberá realizar el pago correspondiente en caja de Gerencia Administrativa.
  5. 5. Se informará vía correo electrónico y a través de la página web de la institución la fecha de la realización de la habilitación.
  6. 6. El día de la realización de la habilitación se debe entregar el recibo de pago al docente.
  7. 7. El docente entregará en Secretaria Académica el recibo de pago y la nota obtenida para incluirla en el sistema.

Examen Supletorio

    Es la prueba que por razones de fuerza mayor se presenta en fecha distinta a la programada oficialmente.
  • ·Para su presentación se debe radicar en la UAE la excusa correspondiente de acuerdo a lo establecido en el proceso de Registro de Fallas y Presentación de Excusas por Inasistencia.
  • ·El estudiante cuenta con ocho (8) días para solicitar al docente la realización del supletorio, para esto deberá adjuntar el recibo de pago correspondiente.
  • ·Cuando un estudiante no presente un examen y no solicite oportunamente examen supletorio o, cuando habiéndolo solicitado, no lo presente en la fecha que se haya fijado, su informe evaluativo es de uno (1,0).
  • ·El docente entregará en Secretaria Académica el recibo de pago y la nota obtenida para incluirla en el sistema.

Validación por suficiencia

Aplica para las asignaturas teóricas, la solicitud debe realizarse dentro de las dos (2) primeras semanas del respectivo periodo académico.
En ningún caso podrá presentarse examen de validación por suficiencia de una asignatura cursada y perdida en esta u otra institución de educación superior.

Para presentar el examen se debe:

  1. 1. Realizar el pago correspondiente en caja de Gerencia Administrativa El valor a pagar corresponde al número de créditos de la asignatura
  2. 2. Radicar el recibo de pago en la Unidad de Atención al Estudiante.
  3. 3. En la UAE le darán un número de radicado y se registrará la solicitud en el Sistema de Seguimiento al Estudiante.
  4. 4. Se dará respuesta al correo institucional del estudiante informándole la fecha de realización del examen
  5. 5. La validación por suficiencia se presentará ante un jurado calificador asignado por la Secretaría Académica y compuesto por dos docentes. Será oral y escrita. Su resultado se obtendrá del promedio aritmético de las pruebas el cual tendrá que ser superior a tres punto cinco (3.5). Se levantará acta de la validación y se enviará a la Oficina de Registro y Control para que sea anexada a la hoja de vida del estudiante.

Revisión de notas

  1. 1. Se debe presentar la solicitud ante la UAE, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de publicación de la nota de cada corte.
  2. 2. Igualmente, Secretaria Académica, publicará en la página web la fecha límite para presentar solicitud de revisión de notas para cada uno de los cortes.
  3. 3. En la UAE le darán un número de radicado y se registrará la solicitud en el Sistema de Seguimiento al Estudiante.
  4. 4. Se dará respuesta al correo institucional del estudiante de acuerdo con su solicitud, informándole si hubo lugar a modificación de la nota.
  5. La Institución no aceptará corrección de notas que se hagan con procedimientos y en plazos diferentes a los establecidos en el presente artículo.

Aplazamiento de Semestre

·El aplazamiento de semestre es una decisión voluntaria y se puede solicitar hasta la semana previa a los exámenes de primer corte, de esta forma, podrá mantener el 50% del valor de la matrícula cancelado hasta el momento, dicho valor por ningún motivo será reembolsado.

·La solicitud de aplazamiento aplica si es máximo por un año, de esta forma al realizar la solicitud de reingreso se le respetaran los derechos adquiridos como estudiante.

·El estudiante debe realizar la solicitud de aplazamiento de semestre ante la Unidad de Atención al Estudiante, (UAE), explicando la causa de aplazamiento y adjuntando el soporte correspondiente.

·En la UAE le darán un número de radicado y se registrará la solicitud en el Sistema de Seguimiento al Estudiante.

·Gerencia Administrativa enviará respuesta al correo electrónico del estudiante informándole la decisión.

Reingreso

  • ·Aplica para estudiantes que se retiraron, desertaron o que aplazaron y no regresaron durante un periodo mayor a un año o no solicitaron aplazamiento en el momento del retiro.
  • ·El plazo para radicar la solicitud es antes de ocho (8) días, previos a iniciar actividades Académicas.
  • ·Para radicar la solicitud en la UAE, el estudiante debe haber realizar el pago correspondiente en la Gerencia Administrativa.
  • ·Si se realizó algún cambio o actualización de pensum, el estudiante deberá cumplir con procesos de actualización de plan de estudios o de programa, esta situación hace que el estudiante pierda los derechos adquiridos mediante la Matrícula.
  • ·No se acepta la solicitud de reingreso a estudiantes que fueron excluidos o que se encuentran dentro de un periodo de sanción.
  • ·Se informará vía correo electrónico si la solicitud de reingreso fue aprobada o no.

Reintegro

·Aplica para estudiantes que se retiraron por un periodo menor a un año y que solicitaron aplazamiento en el momento del retiro. Esta situación, permite que el estudiante conserve todos sus derechos como miembro activo de la institución.

·El plazo para radicar la solicitud es antes de ocho (8) días, previos a iniciar actividades Académicas.

·Para radicar la solicitud en la UAE, el estudiante debe haber realizar el pago correspondiente en la Gerencia Administrativa.

·Se informará vía correo electrónico si la solicitud de reintegro fue aprobada o no.
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