La gestión de cobranza se ha consolidado como un componente clave en el ejercicio de cualquier empresa o institución que ofrece productos o servicios a crédito. En ese sentido, para garantizar la recuperación eficiente de la cartera, se emplean diferentes instancias y estrategias, cada una con su propio enfoque y alcance. Estas van desde la prevención hasta las acciones judiciales. Como punto de partida, es menester hablar de cobranza preventiva, la cual, de acuerdo con Carlos Pinto, gerente general de Recsa Comunidad Andina, comprende todas aquellas acciones (ya sea vía correo, mensajería instantánea, llamadas o por algún otro canal virtual) y estrategias que se aplican antes de que una determinada factura llegue a su fecha de vencimiento, con el objetivo de evitar la morosidad. "El objetivo principal de la cobranza preventiva es evitar que los clientes caigan en mora. Si miramos este factor con mayor profundidad, nos encontramos con que también persigue otras metas, mucho más específicas, entre estas: educar a los clientes para generar hábitos de pago, asegurar la liquidez financiera de la empresa, actualizar de forma constante la situación del cliente, así como su información en general", anota Pinto. La cobranza administrativa Ahora bien, al hacer referencia a la instancia de cobranza administrativa, el experto indica que esta comprende el periodo que va desde el primer día de atraso en el pago de la deuda, hasta los 30 días posteriores. En este periodo, se deben desarrollar una serie de acciones para motivar el pago de la deuda, por lo que es importante realizar un seguimiento detallado de los clientes. A su turno, Pablo Rodríguez, docente de Derecho de la Fundación Universitaria San Mateo, explica que este es un paso crítico en el proceso de gestión de cobros que tiene lugar después de que una deuda ha vencido. "A diferencia de la cobranza preventiva, que intenta anticiparse a los retrasos en los pagos, la cobranza administrativa interviene una vez que ya se ha incurrido en un retraso. Su objetivo es resolver el pago atrasado de manera eficiente y diplomática, preservando la relación con el cliente mientras se asegura la recuperación de la deuda", señala. Según Rodríguez, este proceso se inicia inmediatamente después del vencimiento de la cuota. No espera a que la deuda envejezca demasiado, lo que puede ayudar a prevenir que la situación del pago se deteriore aún más. Asimismo, señala que el primer paso en la cobranza administrativa generalmente implica contactar al cliente para comprender las razones detrás del retraso del pago. Esto puede revelar problemas temporales, malentendidos en la factura, o dificultades financieras más serias. "Durante el contacto, se recuerda al cliente sobre su obligación de pago y las posibles consecuencias de no cumplir, como los intereses de mora o los informes a las centrales de riesgo. Uno de los objetivos clave es llegar a un acuerdo o compromiso de pago que sea viable para el cliente y aceptable para la empresa", agrega el docente. La extrajudicial Al llegar a la instancia extrajudicial, las acciones pueden incluir el envío de cartas de cobranza, la búsqueda de acuerdos con el deudor, y la publicación de los documentos morosos en los buró de crédito. Según Pinto, esta es una etapa en el proceso que se caracteriza por ser un método enfocado en recuperar deudas sin iniciar procesos legales. "En cuanto a cuándo se recurre a la cobranza extrajudicial, esta etapa comienza después del día 60 de la deuda vencida hasta los 180 días. Es decir, se aplica cuando el deudor ha incumplido con los plazos establecidos para el pago de una deuda y el acreedor ha agotado los medios a su disposición para recuperar el monto adeudado. Si las gestiones extrajudiciales no funcionan, se puede considerar empezar un proceso de cobranza judicial para recuperar la deuda. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que el proceso de cobranza judicial tiene costos asociados y toma tiempo", puntualiza el directivo de Recsa Comunidad Andina. En los tribunales Por último, se encuentra la cobranza judicial, la cual, de acuerdo con Mario Fernando Ospina Laserna, abogado y socio fundador de la firma Laserna & Pantano Abogados S.A.S., es el mecanismo que tiene el acreedor para demandar ante los jueces, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del deudor, cuando todo lo demás ha fracasado. "Encontrándonos en el escenario donde una persona tiene a su favor una obligación por parte de otra persona o del Estado, es decir, hay un acreedor y un deudor, y este último no cumple con dicha obligación a pesar de hacerle requerimientos preventivos y/o extrajudiciales, se abre entonces la posibilidad para el acreedor de demandar al deudor y materializar el cobro judicial", dice Laserna. En ese sentido, el abogado sostiene que, lo primero es determinar sí el acreedor ostenta a su favor una obligación clara, expresa y exigible, contenida en el respectivo título ejecutivo, por ejemplo un contrato escrito con mérito ejecutivo o un pagaré entre otros, que además de ser un título ejecutivo, constituye título valor. Bajo ese contexto, agrega el experto, el acreedor deberá demandar por el procedimiento ejecutivo su acreencia en contra del deudor y solicitar medidas cautelares para asegurar el cumplimiento de la obligación, por ejemplo, el embargo y secuestro de inmuebles y/o muebles, de cuentas bancarias, prohibición de salidas del territorio nacional, inscripción de la demanda en certificados de matrículas y prohibición de enajenación de activos sociales, entre otras muchas cautelas procedentes. "En conclusión, el acreedor deberá acudir ante la administración de justicia, bajo la asesoría y representación de un abogado, para demandar el cobro judicial de las obligaciones a su favor y a cargo del deudor, ya sea por la vía ejecutiva o declarativa dependiendo del asunto en cuestión, a sabiendas de la posibilidad de la doble o única instancia del correspondiente proceso, procurando la materialización de las medidas cautelares, que posterior al trámite de remate en pública subasta, permitan reclamar sus acreencias hasta el punto de tener por cumplida la obligación a su favor, cuando ya lo ha intentado frustradamente por las vías extrajudiciales", puntualiza Laserna. Es imperativo reconocer que, si bien, la cobranza judicial representa un último recurso, su implementación puede ser necesaria en ciertos casos para proteger los intereses financieros de la entidad. Sin embargo, es esencial evaluar cuidadosamente cada situación, considerando factores como el monto de la deuda, la viabilidad del proceso legal y la relación con el cliente.

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